일본의 비지니스 매너에 대해 알아보자 ① (전화 응대편)

 

최근에 일본에서 취업을 준비하며 이런저런 비지니스 매너들을 배우고 있습니다.

그중에서 전화받기와 관련된 매너들을 정리해봤습니다.

 

- 전화가 걸려왔을 때는 3콜 이내에 받는다.

3콜 이내란 것은 따르릉, 따르릉, 따르릉하고 세 번 하기 전에 받는다는 걸 말합니다.

그리고 너무 빨리 받아도 상대가 놀랄 수도 있다고 보통 따르릉 따릉.. 할 때 받는다고 하네요!

 

- 전화를 받을때는 もしもし를 쓰지 않는다.

일본어를 잘모르는 사람도 전화받을 때 모시모시를 쓴다는 걸 알죠!

하지만 업무상 전화를 받을때는 모시모시를 쓰지 않습니다.

보통 "하이, 영업부의 OO입니다." 이런 식으로 소속 부서명과 이름을 말합니다.

회사 밖에서 걸려온 전화라면 "はい。ABC商事でございます” 같이 회사명을 말하면 됩니다.

 

- 상대가 失礼ですが.. 라고 하면 자기소개를 한다

외부 전화 응대를 할 때 마지막에 자기소개를 하는 경우가 많은데요,

그전에 상대로부터 失礼ですが..라고 들으면 아! 이거 이름 묻는거구나! 하고 어디 어디의 누구라고 하면 됩니다.

일본에서는 저렇게 말끝을 흐리는 화법을 자주 쓰고 정작 묻고 싶은 것은 말하지 않는 경우가 많으니 주의해야 합니다.

 

대략적인 전화 응대의 흐름

 

기본적으로 다음과 같이 전화를 시작하고 끝내는 틀이 정해져 있습니다.

 

1. お待たせいたしました。(상대를 기다리게 했을 경우)

2. はい。 ABC商事でございます。(첫인사, 모시모시를 쓰지 않도록 주의‼)

3. XX工業のOOさまですね。いつもお世話になっております。(상대를 확인한 후 인사)

~ 도중 대화는 꼭 메모할 것 ~

4. 私（わたくし）OOが確かに承りました。(끝으로 본인 이름 소개)

5. よろしくお願いいたします。失礼します。(마무리 인사까지 하고 전화 끝)

 

메모할 때 주의사항

- 알파벳 철자에 주의한다 T/D , B/V, M/N

위의 철자들은 일본어로 서로 발음이 비슷해서 잘못 듣기 쉽습니다. 이런 경우 D는 「デー」 ですか？라고 묻거나, 「B」 は「ABC の B ですか？」처럼 물으면 됩니다.

 

- 헷갈리기 쉬운 날짜들 1 (いち)・７（しち）　/ 四日（よっか）・八日（ようか）

서로 발음이 비슷한 날짜들이라 이것도 「七時（ななじ）ですね？」처럼 한자의 읽는 법을 바꾸어 다시 물어 확인하는 게 좋습니다.

 

한번 더 물어볼 때 쓸 수 있는 표현

- 恐れ入りますが、お名前をもう一度よろしいでしょうか。

- 申し訳ございません。会社名をもう一度よろしいですか。

- 念のため、もう一度、綴りを教えていただけますか?

 

한 번 더 확인할 때는 恐れ入りますが, 念のため 등의 쿠션어를 넣어서 정중하게 되묻습니다.

 

기본적인 건 여기까지고 다음에는 좀 더 까다로운 상황에 대처하는 방법을 들고 오겠습니다.